Zapisani.pl – system do zarządzania obozami, konferencjami i zapisami

System stworzony przez organizatorów

Zarządzaj obozami i konferencjami bez chaosu

Zapisy, płatności ratalne, faktury, komunikacja masowa i zakwaterowanie — wszystko w jednym narzędziu, które działa od pierwszego dnia.

Załóż konto Umów prezentację

Bez zobowiązań • Wdrożenie w 1 dzień • Wsparcie 24/7

Zarządzaj obozami i konferencjami bez chaosu

Zgodność z RODO

PayU / Przelewy24

Import z 11 banków

KSeF

Google Sheets / Forms

SMS i email

Faktury automatyczne

Dla kogo

Jedno narzędzie, wiele zastosowań

System dla organizatorów, którzy potrzebują czegoś więcej niż Excel i mail.

Główne zastosowanie

Obozy i kolonie

Zgody rodziców, dane dzieci, karty kwalifikacyjne, płatności ratalne, turnusy i zakwaterowanie — wszystko, czego potrzebujesz, żeby ogarnąć sezon bez Excela.

Konferencje i szkolenia

Rejestracja uczestników, bilety z kodem QR, faktury dla firm, check-in na wejściu, segmentacja i komunikacja masowa — od zapisów do raportu końcowego.

Szkoły i gabinety terapeutyczne

Rozliczanie czesnego, zajęć dodatkowych i terapii. Catering z obsługą diet i nieobecności, raporty dla kuchni. Zapisy do specjalistów — logopeda, psycholog, pedagog — bez kolejek telefonicznych. Faktury KSeF, rozliczenia ze specjalistami i panel rodzica: saldo, wpłaty, zapisy, zgłaszanie nieobecności.

Twoje wyzwania, nasze rozwiązania

Znamy problemy organizatorów, bo sami nimi jesteśmy

Każdy z tych problemów przeżyliśmy na własnej skórze. Dlatego zbudowaliśmy narzędzie, które je rozwiązuje.

Problem:

Dane rozproszone po Excelach, mailach i notatkach

Rozwiązanie:

Jedna baza danych z auto-aktualizacją. Koniec z szukaniem, kto co wysłał i gdzie to zapisałeś.

Problem:

Ręczne pilnowanie przelewów i rat

Rozwiązanie:

Automatyczny import wyciągów bankowych i dopasowanie wpłat do uczestników. System pamięta za Ciebie.

Problem:

Zgody i dokumenty na papierze

Rozwiązanie:

Elektroniczne formularze ze zgodami RODO i kartami kwalifikacyjnymi. Eksport do PDF jednym kliknięciem.

Problem:

Komunikacja przez 5 kanałów naraz

Rozwiązanie:

Automatyczne potwierdzenia, przypomnienia o płatnościach i masowe wiadomości email i SMS — z jednego miejsca.

Problem:

Zakwaterowanie to zawsze chaos

Rozwiązanie:

Inteligentny przydział pokoi z uwzględnieniem preferencji uczestników. Koniec z karteczkami i tabelkami.

Problem:

Ręczne wystawianie faktur jedna po drugiej

Rozwiązanie:

Automatyczne generowanie faktur i rachunków na podstawie danych z formularza. Gotowe do KSeF.

Funkcje

Kompletne narzędzie – nie potrzebujesz niczego więcej

Wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania zapisami, płatnościami i komunikacją — w jednym systemie.

Zarządzanie zapisami

Formularze rejestracyjne z limitem miejsc, zapisy grupowe, lista rezerwowa i automatyczne statusy uczestników.

Płatności i rozliczenia

Płatności online PayU i Przelewy24, import wyciągów z 11 banków, raty, zaliczki i rozliczenia czesnego.

Komunikacja email i SMS

Automatyczne potwierdzenia zapisów, przypomnienia o płatnościach i masowe wiadomości do wszystkich uczestników.

Zakwaterowanie

Definiuj pokoje i kategorie cenowe, zbieraj preferencje uczestników i przydzielaj miejsca automatycznie lub ręcznie.

Unikalna funkcja

Faktury KSeF

Automatyczne generowanie faktur na podstawie danych z formularza. Szablony, numeracja, gotowość na KSeF.

Elastyczne formularze

Własne pola, logika warunkowa, wielokrokowe kreatory i formularze dostosowane do każdego typu wydarzenia.

Bilety i check-in

Bilety z kodem QR, kontrola wejścia smartfonem i podgląd obecności na żywo.

Catering i diety

Obsługa diet specjalnych, zgłaszanie nieobecności przez rodziców i raporty żywieniowe dla kuchni.

Rozliczenia ze specjalistami

Ewidencja godzin pracy, wynagrodzenia i rozliczenia z instruktorami, terapeutami i prowadzącymi zajęcia.

Raporty i eksporty

Eksport do Excela, raporty finansowe, statusy uczestników i zestawienia płatności w jednym widoku.

Integracje

PayU, Przelewy24, KSeF, iFirma, Fakturownia, Google Sheets, CSV, XML i MT940 — bez programowania.

Jak to działa

Od zapisów do raportu w 4 krokach

Nie musisz być techniczny. Uruchomienie zapisów zajmuje kilkadziesiąt minut.

Stwórz wydarzenie

Skonfiguruj formularz zapisów, ustal ceny i harmonogram rat. Kreator przeprowadzi Cię krok po kroku.

Uruchom zapisy

Udostępnij link — uczestnicy zapisują się i płacą online. Potwierdzenia wysyłają się automatycznie.

Zarządzaj automatycznie

System dopasowuje wpłaty, wysyła przypomnienia o ratach i generuje faktury. Ty zajmujesz się programem.

Obsłuż i raportuj

Sprawdzaj obecność kodem QR, eksportuj dane do Excela i miej pełen obraz finansów w jednym widoku.

Transformacja

Przed i po wdrożeniu Zapisani.pl

Zobacz, jak zmienia się codzienna praca organizatora po przejściu na jeden system.

Przed

Dane w Excelu i mailach – ciągłe poprawki

Ręczne sprawdzanie przelewów w banku

Wystawianie faktur jedna po drugiej

Wysyłanie potwierdzeń każdemu osobno

Chaos z pokojami i preferencjami

Kolejka i nerwy na wejściu

Po wdrożeniu

Jeden system – aktualne dane, zero duplikatów

Automatyczne dopasowanie wpłat z wyciągów

Faktury generowane jednym kliknięciem

Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia

Inteligentny przydział pokoi

Skan QR – wejście w 3 sekundy

Opinie

Co mówią organizatorzy

Przez lata pilnowałem rat w Excelu — przy 80 dzieciakach to był koszmar. Po pierwszym sezonie z Zapisani.pl odzyskałem kilka godzin tygodniowo. System sam dopasowuje wpłaty i wysyła przypomnienia rodzicom. Nie wyobrażam sobie powrotu do ręcznego sprawdzania wyciągów.

Marek K.

Kierownik półkolonii

Organizuję kolonie dla 200+ dzieci w trzech turnusach. Największa ulga? Zakwaterowanie i karty kwalifikacyjne. Wcześniej przydział pokoi zajmował mi cały weekend. Teraz robię to w systemie w godzinę, a rodzice sami wypełniają zgody online.

Anna W.

Koordynatorka kolonii letnich

Przy konferencjach na 300 osób liczy się każda złotówka. Przesiadka z Evenei na Zapisani.pl to oszczędność kilku tysięcy rocznie — a do tego mam faktury, SMS-y i check-in QR w jednym miejscu. Za 1 zł od uczestnika dostaję więcej niż za 5% prowizji gdzie indziej.

Tomasz R.

Organizator konferencji branżowych

Cennik

Przejrzyste ceny, bez ukrytych kosztów

Płacisz za pakiet uczestników. Pakiety można łączyć i nie wygasają.

Obóz

6 zł / uczestnik

Do 100 uczestników + 100 SMS-ów w pakiecie. Pełen dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Wybierz

Sympozjum

5 zł / uczestnik

Do 200 uczestników + 200 SMS-ów w pakiecie. Pełen dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Wybierz

Popularny

Konferencja

4 zł / uczestnik

Do 500 uczestników + 500 SMS-ów w pakiecie. Pełen dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Wybierz

Biznes

3,50 zł / uczestnik

Do 1000 uczestników + 1000 SMS-ów w pakiecie. Pełen dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Wybierz

FAQ

Najczesciej zadawane pytania

Przy tworzeniu wydarzenia ustalasz harmonogram płatności — np. zaliczka przy zapisie i dwie raty w wybranych terminach. System automatycznie pilnuje terminów, wysyła przypomnienia do uczestników i dopasowuje wpłaty z wyciągów bankowych. Nie musisz ręcznie sprawdzać, kto zapłacił.

Formularz rejestracyjny zbiera wszystkie wymagane dane — od podstawowych informacji po zgody RODO, karty kwalifikacyjne i informacje medyczne. Rodzic wypełnia formularz online, a Ty masz komplet dokumentów w jednym miejscu z możliwością eksportu do PDF.

Tak — możesz stworzyć wiele turnusów w ramach jednego wydarzenia, każdy z własnymi datami i limitem miejsc. Moduł zakwaterowania pozwala definiować pokoje, zbierać preferencje uczestników i przydzielać miejsca automatycznie lub ręcznie.

Pierwsze wydarzenie możesz uruchomić w kilkadziesiąt minut. Kreator przeprowadzi Cię przez konfigurację formularza, cen i płatności krok po kroku. Jeśli wolisz, umów się na bezpłatną prezentację — pokażemy Ci system na żywo i pomożemy z konfiguracją.

Tak. Faktury generują się automatycznie na podstawie danych podanych w formularzu rejestracyjnym. Możesz skonfigurować szablony, numerację i dane sprzedawcy. System jest gotowy na KSeF i integruje się z iFirma oraz Fakturownia.

Zdecydowanie. Płacisz tylko za pakiety uczestników, a te nie wygasają — niewykorzystane osoby przechodzą na kolejne wydarzenia. Przy 3 wydarzeniach po 100 osób kupujesz pakiet za 600 zł na cały rok. Brak abonamentu, brak opłat między wydarzeniami.

Gotowy na spokojniejszą organizację?

Dołącz do organizatorów, którzy zamienili chaos w kontrolę. Załóż konto lub umów się na bezpłatną prezentację — pokażemy Ci system na żywo.

Załóż konto Umów prezentację

Zarządzaj obozami i konferencjami bez chaosu

Jedno narzędzie, wiele zastosowań

Obozy i kolonie

Konferencje i szkolenia

Szkoły i gabinety terapeutyczne

Znamy problemy organizatorów, bo sami nimi jesteśmy

Kompletne narzędzie – nie potrzebujesz niczego więcej

Zarządzanie zapisami

Płatności i rozliczenia

Komunikacja email i SMS

Zakwaterowanie

Faktury KSeF

Elastyczne formularze

Bilety i check-in

Catering i diety

Rozliczenia ze specjalistami

Raporty i eksporty

Integracje

Od zapisów do raportu w 4 krokach

Stwórz wydarzenie

Uruchom zapisy

Zarządzaj automatycznie

Obsłuż i raportuj

Przed i po wdrożeniu Zapisani.pl

Co mówią organizatorzy

Przejrzyste ceny, bez ukrytych kosztów

Najczesciej zadawane pytania

Jak działają raty i zaliczki?

Jak zbieracie zgody rodziców i dane dzieci?

Czy da się ogarnąć turnusy i zakwaterowanie?

Ile czasu zajmuje uruchomienie systemu?

Czy system generuje faktury dla firm?

Organizuję kilka wydarzeń w roku — czy to się opłaca?

Gotowy na spokojniejszą organizację?